關于excel數據錄入技巧的問題解答

　　第一招--內嵌序列法。如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數字(1、2……)、日期(1日、2日……)等，可以利用Excel內嵌的序列來實現其快速輸入：

　　先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素(如"甲、乙")。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時(我們通常稱其為"填充柄")，按住鼠標左鍵向后(或向下)拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續元素(如"丙、丁、戊……")依序自動填入相應的單元格中。

　　第二招--右鍵拖拉法。有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值(如等比序列：2、4、8……)，我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：

　　先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值(2、4)。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向后(或向下)拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單(如圖 1)，選"等比序列"選項，則該序列(2、4、8、16……)及其"單元格格式"分別輸入相應的單元格中(如果選"等差序列"，則輸入2、4、6、8……)。

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　　第三招--定義序列法。單位里職工的姓名是經常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好"職工姓名序列"，以后輸入就快多了：

　　將職工姓名輸入連續的單元格中，并選中他們，用"工具→選項"命令打開"選項"對話框(如圖 2)，選"自定義序列"標簽，先后按"導入"、"確定"按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是第1位職工的姓名)，用"填充柄"即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續的單元格中。

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　　第四招--自動更正法。因工作的需要，我常常需要將一些國家標準的名稱(如"《建筑安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]")輸入單元格中，對這些文本的輸入要求即準確又必須統一。我利用"自動更正"功能解決了為一難題：

　　用"工具→自動更正"命令，打開"自動更正"對話框(如圖 3)，在"替換"下面的方框中填入"G300"，在"替換為"下面的方框中填入"《建筑安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"，然后按確定按鈕。以后在單元格中輸?quot;G300"(注意：G一定要大寫!)確定后，系統會自動將期改正為"《建筑安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"，既快速又準確、統一。