1、單擊“插入”選項卡，在“插圖”控件組中單擊“SmartArt”，在“選擇SmartArt圖形”對話框中單擊左側的“層次結構”，在中間欄中選擇一種樣式，最后點“確定”。

　　2、在左側“文本窗格”中從組織結構的最高級開始輸入組織結構圖中每個小方框中的文字。發現結構圖中的小方框不夠用，可以自行添加。在新插入的組織結構框中輸入文字。

　　3、在空白處單擊左鍵后按，然后單擊“開始”選項卡，在“字體”控件組中設置字體、字號等，拖動組織結構圖總框周圍的控制點，來調整組織結構圖的大小。

　　4、在新出現的“SmartArt工具”下單擊“設計”選項卡，在“SmartArt樣式”控件組中可以選擇“三維”組織結構圖樣式。在“SmartArt樣式”控件組中單擊“更改顏色”可以選擇預設的組織結構圖顏色。

　　5、在“設計”選項卡下的“創建圖形”控件組中可以通過選擇“從右向左”來改變組織結構圖的左右順序。如要刪除組織結構圖的某個小方框，可以右鍵單擊該小方框的四框，在彈出的快捷菜單中選擇“剪切”即可。

　　6、在“設計”選項卡下的“布局”控件組中選擇“組織結構圖”樣式來改換組織結構圖樣式，單擊某小方框后，在“格式”選項卡下的“形狀”控件組中單擊“更改形狀”，可單獨更改組織結構圖中的每個小方框的形狀。

　　7、左鍵單擊組織結構圖中的某個方框，然后單擊“形狀樣式”控件組中的“形狀填充”，可以把小方框用其它顏色、圖片或紋理進行填充。而單擊“形狀效果”可以進行陰影、發光、三維旋轉等設置。在“藝術字樣式”控件組中可以重新選擇一種藝術字樣式。