Word 文檔的修訂功能使用步驟：

　　切換修訂功能的開關狀態。

　　打開文檔，依次點擊“審閱”選項卡——“修訂”組——“修訂”按鈕，點擊后該按鈕底色由白色變成有色(具體顏色根據系統主題確定)。

　　也可以通過按下 Ctrl + Shift + E 鍵盤組合鍵，實現對修訂功能的啟用;再按一次，則關閉修訂功能。

　　現在對文檔進行增刪改操作，Word 將會記錄下操作內容并以批注框的形式展示出來;被修改的行左側，還會出現一條豎線，提示該行已被修改。

　　切換修訂標記的顯示位置。

　　默認狀態下，Word 使用“批注框”的方式呈現修訂標記。可以切換這種呈現方式，將其改為“嵌入式”。

　　方法：依次點擊“審閱”選項卡——“修訂”組——“批注框”按鈕，在下拉菜單中選中“以嵌入方式顯示所有修訂”。

　　現在，文檔右側的修訂框消失，修訂標記改為在文檔內以嵌入的方式顯示。

　　切換修訂標記的顯示狀態。

　　如果覺得文檔的修訂狀態看起來有點混亂，可以對修訂標記狀態進行切換。

　　方法：依次點擊“審閱”選項卡——“修訂”組——修訂標記顯示狀態列表框，有四種狀態：顯示標記的最終狀態;最終狀態;顯示標記的原始狀態;原始狀態。各自含義顯而易見。

　　比如，在最終接受或拒絕修訂之前，想預先看一下文檔在修訂后的真實狀態，只要點擊上述“最終狀態”列表項，所有修訂標記將被隱藏，文檔界面看起來整潔清爽了許多。

　　需要注意的是，上述切換僅為“顯示狀態”的切換，而沒有真正改變文檔的修訂狀態。如，切換到“最終狀態”后又對文檔進行了修訂，再切換回“顯示標記的最終狀態”時，新修訂的內容仍會以修訂標記的形式呈現。

　　切換不同修訂者修訂標記的顯示狀態。

　　如果文檔經過不同的修訂者修訂，Word 會為不同修訂者的修訂標記應用不同顏色的邊框，以示區分。如圖，該文檔經過兩位修訂者的修訂，他們的修訂標記分別以紅色和藍色兩種顏色的邊框進行區分。

　　如果想一次只看其中一位修訂者的修訂標記，可以這樣切換：“審閱”選項卡——“修訂”組——“顯示標記”按鈕——“審閱者”，然后取消某位修訂者前面的復選對勾。

　　被取消顯示的修訂者所做標記，將從頁面右側消失;沒有取消顯示的則繼續保留。

　　刪除某位修訂者的修訂標記。

　　按照上述操作，隱藏某位修訂者的修訂標記，然后“審閱”選項卡——“更改”組——“拒絕”按鈕下拉列表——“拒絕所有顯示的修訂”。

　　在“拒絕所有顯示的修訂”之后，再將隱藏的修訂標記切換為顯示，則該修訂者的修訂標記被保留。

　　接受全部修訂形成終稿。

　　當所有修訂標記都確認完畢(不需要的修訂也進行了刪除)，則可以點擊“審閱”選項卡——“更改”組——“接受”按鈕下拉列表——“接受對文檔的所有修訂”，形成終稿。